Contexte

Intégré(e) au sein des équipes Metravib Defence, filiale du Groupe Acoem, vous occupez un rôle central dans le cycle de vente en assurant un traitement rigoureux des commandes clients, depuis leur réception jusqu'à la livraison et la facturation. En complément de cette mission principale en Administration des Ventes, vous participerez au suivi et au respect de la législation liée au contrôle des exportations.

Pour mener à bien ces missions, vous travaillerez en étroite collaboration avec les équipes internes (Commerce, Opérations, Production) ainsi qu'avec de multiples interlocuteurs externes (clients, transitaires, DGA, groupements d'entreprises).

Missions

Administration Des Ventes (ADV)

• Gestion des commandes : Saisir les commandes clients dans l'ERP.

• Interface Production : En collaboration avec les chargés d'affaires, saisir les besoins pour la production (STK) et mettre à jour le planning.

• Relation Client : Assurer un suivi d'excellence (accusés de réception, informations de livraison, traitement des demandes spécifiques de type COO ou attestations).

• Suivi Qualité & Facturation : Effectuer la facturation et faire le lien avec les services QSE et Supply Chain pour les documents de recette (dont l'élaboration des COC).

• Logistique internationale : Organiser les expéditions (ventes, prêts de matériels, salons) avec les transitaires, gérer l'interface douanière et effectuer les demandes de carnets ATA.

Contrôle Export avec le Service Commercial (une formation ou un accompagnement sur ces processus administratifs spécifiques est envisageable) :

• Saisie et suivi des demandes de licences sur SIGALE (plateforme de gestion) auprès de la Direction Générale des Armées (DGA).

• Veille au respect des conditions de la licence.

• Élaboration et collecte des End User Certificate (EUC) auprès des clients.

• Tenue des registres des équipements et déclaration des commandes auprès de la DGA.

• Transmission des documents légaux à la DGA (EUC, contrats de prêts, attestation de non-redevance, etc.) et réalisation du compte-rendu semestriel.

• Suivi de l'Autorisation de Fabrication et de Commercialisation (AFC) avec accompagnement des éventuelles visites de la gendarmerie.

• Archivage des dossiers et participation aux réunions Gicat.

Vos missions pourront évoluer selon les besoins de l'activité.

Profil recherché

• Vous justifiez impérativement d'une expérience réussie en tant qu'assistant(e) administratif(ve) ou sur un poste en Administration des Ventes (ADV).

• Avoir des connaissances ou une première expérience en contrôle export constitue un véritable plus (à défaut, vous êtes curieux(se) et prêt(e) à monter en compétences sur cette dimension réglementaire).

• Vous maîtrisez les outils bureautiques courants et possédez idéalement des connaissances sur l'ERP Sage X3.

• Vous faites preuve de rigueur, d'organisation et de réactivité.

• Vous êtes doté(e) d'une excellente aisance relationnelle et d'un fort esprit d'équipe.

• Autonome et flexible, vous êtes capable de piloter des dossiers variés en parallèle.

• La maîtrise de l'anglais courant (à l'oral comme à l'écrit) est requise pour échanger avec nos clients et partenaires internationaux.